各教学学院：

声像载体档案是高校档案资源的重要组成部分，做好毕业生合影照片的归档工作,对于传承校史，丰富办学文化资源，凝聚校友情感有着重要的意义。今年4月，档案馆将对全校照片档案进行集中分类、统一整理归档。为了更好地收集、管理必赢官网历届毕业生合影照片，保证其规范性、系统性和完整性，请各学院高度重视，切实安排专人落实好此项工作。现就做好学校历届毕业生合影照归档工作通知如下：

一、 归档范围：

教学学院保存至今的历届本、专科毕业生各专业、年级合影的照片（含数码照片）。

二、 立卷整理要求：

合影照片档案包括照片、文字说明及相对应的电子版三部分。照片尺寸一般为17.8厘米×12.7厘米（7寸），每一张照片背面应附文字说明，文字说明应包括拍摄时间、学院、届、专业班级名称、每位老师(注明现职务)和学生在照片中的位置以及未参加拍照毕业生的姓名。电子版与照片影像应相符合。

三、 归档时间:

请各学院安排专人做好上述归档材料的收集、整理工作，并于3月31日前移交到学校档案馆（行政办公楼504室）。

四、移交手续:

移交时须填写照片移交清单，移交清单一式二份，由移交单位盖章，主管领导、经办人、档案馆接收人签字，双方各保存一份。 移交照片的数码版请发送至86031053@qq.com。

在毕业生照片的收集过程中，如有问题请及时与学校档案馆联系。

联系人：廖利香 联系电话：6381636

特此通知。

档案馆

2016.3.21